Personel Aydınlatma Metni

6698 SAYILI KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KANUNU KAPSAMINDA PERSONEL AYDINLATMA METNİ

Aydınlatma Metni Amacı ve Kapsamı

Soma Bel İnşaat Maden Tarım Gıda Sağlık Emlak Sanayi Ve Ticaret Anonim Şirketi   (SOMA BELAŞ) olarak 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK” veya “Kanun” olarak anılacaktır.) kapsamında kişisel verilerinizin korunması için tedbir almaktayız. Kişisel Verilerinizi, KVKK ve ilgili yasal mevzuat kapsamında ve “veri sorumlusu” sıfatımızla aşağıda açıklanan sebeplerle ve yöntemlerle işlemekteyiz.

Soma Bel İnşaat Maden Tarım Gıda Sağlık Emlak Sanayi Ve Ticaret Anonim Şirketi Kişisel Verilerin İşlenmesi Hakkında Aydınlatma Metni, KVKK’nın 10. Maddesinde yer alan “Veri Sorumlusu’nun Aydınlatma Yükümlülüğü” başlıklı maddesi uyarınca: veri sorumlusunun kimliği, kişisel verilerinizin toplanma yöntemi ve hukuki sebebi, bu verilerin hangi amaçla işleneceği, kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği, veri işleme süresi ve KVKK’nın 11. Maddesinde sayılan haklarınızın neler olduğu ile ilgili sizi en şeffaf şekilde bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır. Aydınlatma metninde “Kişisel Verileriniz” için yapılan açıklamalar, “Özel Nitelikli Kişisel Veriler”inizi de kapsamaktadır.

Veri Sorumlusu

Şirket Unvanı: Soma Bel İnşaat Maden Tarım Gıda Sağlık Emlak Sanayi Ve Ticaret Anonim Şirketi

Adres: “Kurtuluş Mahallesi Cengiz Topel Meydanı No: 8/3 Soma/MANİSA”

 (İşbu Aydınlatma Metni kapsamında “Firma ya da SOMA BELAŞ” olarak anılacaktır.)

Kişisel Verilerinizin Toplanma Yöntemi ve Hukuki Sebebi

Kişisel verileriniz; Şirketimiz nezdinde istihdam ilişkinizin kurulması ve yürütülmesi kapsamında, sözlü, yazılı veya elektronik ortamda, tamamen/kısmen otomatik yollarla ya da bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla toplanabilir. Bu kapsamda kişisel verileriniz; Şirketimizin bağlı birimleri ve iş süreçleri, insan kaynakları/özlük işlemleri, bordro ve yan hak süreçleri, Şirket içinde faaliyetlerin yürütülmesi için kullanılan yazılımlar ve bilgi sistemleri, Şirket binaları ile Şirket tarafından işletilen otopark ve benzeri alanlarda fizikî mekân güvenliğinin sağlanmasına yönelik kayıt sistemleri (kamera kayıtları dâhil) kapsamında toplanabilir.

Kurumsal iletişim (sosyal medya) notu: Şirketin resmî sosyal medya hesapları üzerinden yapılan paylaşımlar kapsamında, bir çalışanın görsel/işitsel kaydının paylaşılması gibi veri işleme faaliyetleri söz konusu olursa, bunun hukuki sebebi ilgili işlem/faaliyetin niteliğine göre ayrıca değerlendirilir; gerekli hâllerde yalnızca ilgili işlem/faaliyet özelinde açık rıza alınır.

Kişisel verileriniz; mevzuatta öngörülen veya işleme amacının gerektirdiği süre boyunca dijital ve/veya fiziki ortamda muhafaza edilebilir.

Kişisel verileriniz, “İşlenen Kişisel Verileriniz ve İşlenme Amaçları” başlığında yer alan amaçlar doğrultusunda, 6698 sayılı Kanun’un 5. maddesinde öngörülen kişisel veri işleme şartlarına dayanılarak işlenmektedir. Bu kapsamda, işleme faaliyetinin niteliğine göre kişisel verileriniz özellikle;

  • Kanunlarda açıkça öngörülmesi (KVKK m.5/2-a),
  • Bir sözleşmenin kurulması veya ifası için zorunlu olması (KVKK m.5/2-c),
  • Hukuki yükümlülüğün yerine getirilebilmesi için zorunlu olması (KVKK m.5/2-ç),
  • Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması (KVKK m.5/2-e),
  • Meşru menfaat için zorunlu olması (KVKK m.5/2-f)
    hukuki sebeplerine dayanılarak işlenir.

Açık Rıza (İstisnai): Kanun’da öngörülen diğer hukuki sebeplerin bulunmadığı hâllerde, yalnızca ilgili işlem/faaliyet özelinde açık rızanıza başvurulur. Aydınlatma yükümlülüğü ile açık rıza süreçleri birbirinden bağımsız yürütülür.Özel nitelikli kişisel verileriniz (ör. sağlık verileri, sendika üyeliği, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleri verileri gibi), KVKK m.6/3’te öngörülen şartlara uygun olarak ve gerekli teknik-idari tedbirler alınarak işlenir; işlenen veri türüne göre uygun işleme şartı seçilerek uygulanır

Bu kapsamda örnek olarak;

  • Sağlık verileri (işe giriş/periyodik muayene, işe uygunluk, İSG süreçleri vb.) bakımından çoğunlukla KVKK m.6/3-f (istihdam, iş sağlığı ve güvenliği, sosyal güvenlik alanındaki hukuki yükümlülükler) ve sürece göre KVKK m.6/3-e (işyeri hekimi/OSGB gibi sır saklama yükümlülüğü altındaki kişiler veya yetkili kurum/kuruluşlarca, ilgili amaçlarla gerekli olması) şartlarına dayanılır.
  • Sendika üyeliği gibi veriler bakımından, ilgili mevzuat ve sürecin niteliğine göre KVKK m.6/3-b (kanunlarda açıkça öngörülmesi) ve/veya KVKK m.6/3-f şartlarına dayanılabilir.
  • Ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleri verileri bakımından ise yalnızca gerekli hâllerde ve çoğunlukla KVKK m.6/3-b (kanunlarda açıkça öngörülmesi) veya somut olayda KVKK m.6/3-d (bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması) şartları değerlendirilir.

Açık rıza (istisnai): Yukarıdaki şartların bulunmadığı veya ilgili işlem/faaliyet bakımından uygulanamadığı hâllerde, yalnızca ilgili işlem/faaliyet özelinde KVKK m.6/3-a kapsamında açık rızanıza dayanılabilir. Açık rıza süreçleri, aydınlatma yükümlülüğünden bağımsız olarak yürütülür.

İşlenen Kişisel Verileriniz

Kişisel verileriniz; Şirketimiz nezdinde istihdam ilişkinizin kurulması ve yürütülmesi, özlük/bordro ve yan hak süreçleri, iş sağlığı ve güvenliği faaliyetleri, şirket içi işleyiş ve operasyonların yürütülmesi ile mevzuattan doğan yükümlülüklerin yerine getirilmesi kapsamında, KVKK’ya uygun şekilde ve güvenli olarak işlenmektedir.

Bu kapsamda Şirketimiz tarafından işlenen kişisel verileriniz, aşağıdaki veri kategorileri kapsamında toplanabilmektedir:

  • Kimlik: Ad, soyad, T.C. kimlik numarası, doğum tarihi, doğum yeri, uyruk, cinsiyet, imza bilgisi, (görevin niteliğine göre) sürücü belgesi bilgileri.
  • İletişim: Telefon numarası, e-posta adresi, yerleşim yeri/adres bilgisi.
  • Özlük: SGK işe giriş/çıkış bildirgeleri, bordro ve ücret bilgileri, puantaj/çalışma saatleri, izin kayıtları, özlük dosyası kapsamındaki belgeler.
  • Mesleki Deneyim: Özgeçmiş (CV), eğitim bilgileri, diploma/sertifika, mesleki yeterlilik belgeleri, meslek içi eğitim kayıtları, yabancı dil bilgisi (varsa).
  • Finans: Banka hesap bilgisi, IBAN (ücret/yan hak ödemeleri vb. süreçler kapsamında).
  • Hukuki İşlem: İcra dosyası bilgileri, maaş haczi yazışmaları, uyuşmazlık/dava süreçlerine ilişkin bilgiler (gerekli hallerde).
  • Fiziksel Mekân Güvenliği: Şirket binaları ile şirket tarafından işletilen otopark ve benzeri alanlara ilişkin giriş-çıkış kayıtları (varsa), kamera görüntü kayıtları.
  • İşlem Güvenliği: Şirket bilgi sistemleri ve uygulamalarına ilişkin kullanıcı/hesap bilgileri (örn. kullanıcı adı/ID), erişim ve işlem kayıtları (log), IP adresi, internet sitesi/uygulama giriş-çıkış kayıtları.
  • Görsel ve İşitsel Kayıtlar: Fotoğraf, kamera görüntü kaydı (fizikî mekân güvenliği kapsamında).
  • Sağlık Verisi (Özel nitelikli): İşe giriş/periyodik muayene raporları, işe uygunluk/İSG süreçlerine ilişkin sağlık raporları, iş göremezlik raporları, engellilik durumu gibi sağlık verileri (işin ve mevzuatın gerektirdiği ölçüde).
  • Sendika Üyeliği (Özel nitelikli) (varsa): Sendika üyeliğine ilişkin bilgiler (mevzuat ve süreç gerektirdiği ölçüde).
  • Ceza Mahkûmiyeti ve Güvenlik Tedbirleri (Özel nitelikli) (varsa): Adli sicil kaydı gibi bilgiler (yalnızca gerekli hallerde).
  • Diğer: Yukarıdaki kategorilerde yer almayan; işin niteliğine göre gerekli olabilecek diğer bilgiler (örn. askerlik durumu gibi).

İşlenen Kişisel Verilerinizin İşlenme Amaçları:

Kişisel verileriniz; iş ilişkisinin kurulması ve yürütülmesi ile Şirketimizin mevzuattan ve faaliyetlerinden kaynaklanan yükümlülüklerinin yerine getirilmesi kapsamında aşağıdaki amaçlarla işlenebilir:

  1. İşe alım ve istihdam süreçlerinin yürütülmesi: İşe giriş işlemleri, atama/görevlendirme, özlük dosyasının oluşturulması ve güncellenmesi.
  2. İnsan kaynakları süreç ve politikalarının yürütülmesi: Organizasyon/birim yönetimi, performans ve kariyer süreçleri, izin/mesai/puantaj, iç iletişim ve personel süreçlerinin işletilmesi.
  3. Ücret, bordro ve yan haklar süreçlerinin yürütülmesi: Ücret ödeme ve bordrolama, avans/masraf/harcırah süreçleri, kesinti/mahsup işlemleri; bankacılık ve ödeme işlemlerinin yürütülmesi.
  4. Yan haklar kapsamında sigorta ve benzeri faydaların sağlanması: Anlaşmalı sigorta şirketleri ve ilgili hizmet sağlayıcılar üzerinden, çalışanlara sunulan yan hakların (teklif/promosyon/muafiyet vb. dâhil) yönetimi ve yürütülmesi.
  5. Sosyal güvenlik ve yasal bildirimlerin yapılması: SGK işlemleri ile vergi ve diğer mevzuat kaynaklı bildirim/raporlama yükümlülüklerinin yerine getirilmesi.
  6. Eğitim ve gelişim faaliyetlerinin yürütülmesi: Zorunlu/mesleki eğitimlerin planlanması, sertifikasyon, seminer ve organizasyonlara katılım süreçlerinin yönetimi.
  7. Sendikal süreçlerin yürütülmesi (varsa): Sendika üyeliği/aidat kesintisi gibi işlemler ile sendikal haklardan kaynaklanan süreçlerin yürütülmesi.
  8. İş sağlığı ve güvenliği süreçlerinin yürütülmesi: İSG yükümlülüklerinin yerine getirilmesi, gerekli tedbirlerin alınması, İSG eğitimleri ve işyeri hekimliği/işe uygunluk süreçlerinin yönetimi.
  9. Fiziksel mekân güvenliği ve olay/inceleme süreçleri: Şirket binaları ile şirket tarafından işletilen otopark ve benzeri alanlarda güvenliğin sağlanması, giriş-çıkış kontrolü, güvenlik olaylarının tespiti ve gerektiğinde inceleme/delil süreçleri (kamera kayıtları dâhil).
  10. Bilgi güvenliği ve bilgi sistemleri yönetimi: Erişim yetkilendirme, kullanıcı hesabı yönetimi, loglama, siber güvenlik, sistem sürekliliği ve şirket içi uygulamaların güvenli işletimi.
  11. Zimmet, demirbaş ve kaynak yönetimi: Çalışana teslim edilen araç-gereçlerin (kimlik kartı, ekipman, araç vb.) güvenli/etkin kullanımının sağlanması ve zimmet süreçlerinin yürütülmesi.
  12. Şirket faaliyetlerinin yürütülmesi ve hizmet sürekliliği: Belediyeye/bağlı kuruluşlara sunulan araç kiralama hizmetleri ile otopark, sosyal/spor tesis işletmeciliği ve taşınmaz/işletme hakkı kiralama faaliyetlerinin planlanması, yürütülmesi, raporlanması ve operasyonel sürekliliğin sağlanması (personel organizasyonu yönünden).
  13. Hukuki iş ve işlemler ile uyuşmazlık yönetimi: Yargı mercileri ve/veya idari makamların usulüne uygun bilgi-belge taleplerinin karşılanması; hakların tesisi/kullanılması/korunması; icra/tebligat süreçlerinin yürütülmesi.
  14. Denetim, teftiş ve mevzuata uyum: Yetkili kamu kurum/kuruluşları ve denetim otoritelerince yapılabilecek denetim/inceleme süreçlerinin yürütülmesi; arşiv ve saklama yükümlülüklerine uyum.
  15. Kurumsal etkinlik ve sosyal faaliyetler: Çalışanlara yönelik kurum içi etkinlikler ve sosyal faaliyetlerin planlanması ve yürütülmesi (dış paylaşımlar söz konusu olursa ilgili süreçte ayrıca değerlendirilir).

Bu amaçlarla kişisel verileriniz, işleme faaliyetinin niteliğine göre KVKK m.5 ve (özel nitelikli veri söz konusuysa) KVKK m.6/3 kapsamında uygun hukuki sebeplere dayanılarak işlenir. Aydınlatma yükümlülüğü, açık rıza süreçlerinden bağımsızdır.

İşlenen Kişisel Verilerinizin Kimlere ve Hangi Amaçla Aktarılabileceği

KVKK ve ilgili mevzuat uyarınca uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik gerekli teknik ve idari tedbirleri alarak, kişisel verileriniz; yukarıda belirtilen amaçlarla sınırlı olmak üzere ve işleme faaliyetinin niteliğine göre KVKK m.8 çerçevesinde aşağıdaki alıcı gruplarına aktarılabilir:

  1. Hukuken yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile yargı mercileri: Mevzuattan kaynaklanan bildirim/raporlama yükümlülüklerinin yerine getirilmesi, denetim/inceleme süreçlerinin yürütülmesi ve usulüne uygun bilgi-belge taleplerinin karşılanması amacıyla.
  2. Bankalar ve (varsa) ödeme kuruluşları: Ücret ödemeleri, masraf/avans ödemeleri ve benzeri mali süreçlerin yürütülmesi amacıyla.
  3. Anlaşmalı sigorta şirketleri ve yan hak/menfaat sağlayıcıları: Çalışanlara sağlanan yan haklar kapsamında (sigorta teklif/promosyon/muafiyet ve benzeri faydalar dâhil) süreçlerin yürütülmesi amacıyla.
  4. İş sağlığı ve güvenliği hizmet sağlayıcıları (örn. OSGB/işyeri hekimi hizmeti, eğitim sağlayıcılar) : İSG yükümlülüklerinin yerine getirilmesi, işe uygunluk/sağlık raporu süreçleri ve İSG eğitimlerinin yürütülmesi amacıyla.
  5. Hukuki danışmanlar/avukatlar ve avukatlık ortaklıkları: Hukuki süreçlerin takibi, uyuşmazlıkların yönetimi, hakların tesisi/kullanılması/korunması amacıyla.
  6. Denetçiler (bağımsız denetim dâhil) ve danışmanlar (varsa): Denetim/uyum süreçlerinin yürütülmesi ve ilgili raporlama faaliyetlerinin yerine getirilmesi amacıyla.
  7. Hizmet alınan tedarikçiler (veri işleyenler) (varsa): İnsan kaynakları/bordro yazılımları, bilgi sistemleri, bakım-destek hizmetleri, arşivleme/saklama, eğitim/organizasyon ve benzeri destek hizmetlerinin sağlanması için yalnızca hizmetin gerektirdiği ölçüde ve sözleşmesel/teknik-idari tedbirler alınarak.
  8. Sendika/ilgili kuruluşlar: Sendikal süreçlerin ve mevzuattan doğan işlemlerin yürütülmesi amacıyla (yalnızca gerekli olduğu ölçüde).

Yurt dışına aktarım: Kişisel verileriniz yurt dışına aktarılmamaktadır. Yurt dışına aktarımın gündeme gelmesi halinde, KVKK’nın yurt dışına aktarım rejimi (m.9) ve Kurumun güncel düzenlemeleri çerçevesinde gerekli hukuki mekanizmalar tesis edilerek ilgili dokümantasyon güncellenecektir.

Veri İşleme Süresi ve Muhafaza Süresi

Kişisel verileriniz, işbu Aydınlatma Metni’nde belirtilen amaçlarla sınırlı olmak üzere; Şirketimiz ve Şirketimize bağlı birimlerin tabi olduğu ilgili mevzuatta öngörülen saklama ve zamanaşımı sürelerine uygun şekilde işlenir ve muhafaza edilir. Mevzuatta belirli bir saklama süresi öngörülmemişse, kişisel verileriniz işlendikleri amaç için gerekli olan süre ile sınırlı olarak saklanır.

Kişisel verileriniz; işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde, 6698 sayılı Kanun’un 7. maddesi ve Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik hükümlerine uygun olarak Şirketimizin Saklama ve İmha Politikası çerçevesinde silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

Kişisel verilerinizin saklama sürelerine ilişkin daha detaylı bilgi talep etmeniz halinde, “İlgili Kişinin Hakları” bölümünde yer alan başvuru kanallarımız üzerinden bizimle iletişime geçebilirsiniz.

İlgili kişinin Hakları

İlgili kişi olarak, 6698 sayılı Kanun’un 11. maddesi kapsamındaki taleplerinizi; 6698 sayılı Kanun’un 13. maddesi ve Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ uyarınca Şirketimize aşağıdaki yöntemlerle iletebilirsiniz. Kanun’un 13. maddesi, ilgili kişinin taleplerini veri sorumlusuna yazılı olarak veya Kurulun belirlediği diğer yöntemlerle iletebileceğini; Kurum kaynakları da başvurunun yazılı, KEP, güvenli elektronik imza, mobil imza veya veri sorumlusuna daha önce bildirilen ve sistemde kayıtlı e-posta üzerinden yapılabileceğini belirtmektedir. 

  1. Yazılı Başvuru (ıslak imzalı): Başvurunuzu, kimliğinizi doğrulamaya elverişli bilgi ve belgelerle birlikte Kurtuluş Mahallesi Cengiz Topel Meydanı No: 8/3 Soma / MANİSA adresine şahsen veya posta yoluyla iletebilirsiniz.
  2. Kayıtlı Elektronik Posta (KEP): Başvurunuzu somabelinsaat@hs01.kep.tr KEP adresine iletebilirsiniz.
  3. Sistemde Kayıtlı E-posta ile Elektronik Başvuru: Şirketimiz sistemlerinde kayıtlı bulunan e-posta adresiniz üzerinden, info@somabelas.com.tr adresine e-posta göndererek başvuruda bulunabilirsiniz. Sistemde kayıtlı olmayan e-posta ile yapılan başvurularda Tebliğ’de öngörülen usul şartlarının sağlanması gerekir. Kurumun rehberlerinde, kayıtlı e-posta üzerinden başvuru usulü açıkça yer almaktadır. 

Başvurunuzda; talebinizi açık ve anlaşılır şekilde belirtmeniz ve kimliğinizi doğrulamaya elverişli bilgi ve belgeleri sunmanız gerekmektedir. Tebliğ uyarınca başvuruda ad-soyad, başvuru yazılı ise imza, T.C. kimlik numarası veya yabancılar için uyruğu/pasaport numarası, tebligata esas adres, varsa bildirime esas e-posta/telefon/faks ve talep konusunun yer alması beklenir. 

Şirketimiz, başvurunuzu talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde sonuçlandırır. Kurum yayınlarında da veri sorumlusunun ilgili kişinin talebini 30 gün içinde kabul etmesi veya gerekçesini açıklayarak reddetmesi gerektiği belirtilmektedir. 

Bu konuda daha kapsamlı düzenleme; Soma Bel İnşaat Maden Tarım Gıda Sağlık Emlak Sanayi ve Ticaret Anonim Şirketi Kişisel Veri Başvuru ve Yanıt Prosedürü ile Soma Bel İnşaat Maden Tarım Gıda Sağlık Emlak Sanayi ve Ticaret Anonim Şirketi Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası içerisinde yer almaktadır. İlgili dokümanlara Şirketimizin internet sitesinden ve/veya ilgili birimden talep ederek erişebilirsiniz.